۱. پیام را آماده کنید
نام مجموعه و دلیل تماس را از ابتدا بیان کنید. برای متن به گفتار، جمله‌های کوتاه بنویسید و عددها، تاریخ و شمارهٔ تماس را بازبینی کنید. برای فایل صوتی، پیش از بارگذاری کیفیت و وضوح صدا را بشنوید.
۲. مخاطبان را انتخاب کنید
شماره‌ها را از فهرست یا دفترچه تلفن انتخاب کنید. فایل اکسل را از نظر شماره‌های ناقص و فهرست اشتباه بررسی کنید؛ هر پیام باید برای گروه مرتبط با همان موضوع آماده شود.
۳. زمان ارسال را مشخص کنید
تاریخ و ساعت را با موضوع پیام هماهنگ کنید. پیش از ارسال اصلی، متن، فهرست مخاطبان و اعتبار موردنیاز را دوباره مرور کنید و یک ارسال کنترل‌شده انجام دهید.
۴. نتیجه را پیگیری کنید
گزارش تماس‌ها را در پنل ببینید. برقراری تماس را معادل شنیده‌شدن کامل پیام ندانید؛ برای پیگیری بعدی، وضعیت تماس و نیاز واقعی مخاطب را در نظر بگیرید.
یک پیام روشن چه اجزایی دارد؟
معرفی فرستنده، موضوع تماس، اطلاعات لازم و یک اقدام مشخص. مثلاً برای یادآوری نوبت، نام مرکز، روز و ساعت مراجعه و روش هماهنگی را بگویید؛ اطلاعات فرعی را از متن کوتاه تماس کنار بگذارید.